Carta penna e calamaio…digitale

Nonostante la forte spinta – in tutte le attività economiche – alla digitalizzazione dei documenti restano comunque tantissimi campi in cui, ogni giorno, la carta è necessaria e forse inevitabile.

Documenti che devono essere firmati, che devono essere lasciati in duplice copia, operatori che non hanno la possibilità di utilizzare palmari per inserire ordini, rapporti di lavoro o simili.

Il risultato, ovviamente, è il doppio inserimento con il conseguente spreco di tempo e il forte rischio di errore umano. La situazione tipica è quella di un foglio (ordine, contratto, report di intervento….) scritto a mano dall’operatore che viene riportato in ufficio, consegnato ad altri colleghi, ed inserito a mano in un gestionale o simili eccetera eccetera.

• Tempi morti/persi: molti.
• Possibilità di errore: molte.
• Lavoro: doppio. Si dirà che non c’è niente da fare: o un processo si può digitalizzare, oppure no.

E se ci fosse una soluzione col meglio dei due mondi? Un processo che apparentemente continua praticamente uguale, ma è anche digitalizzato?

La soluzione c’è: si tratta della carta (e penna) digitale, una tecnologia della svedese Anoto, con cui la modenese MGC Srl sta realizzando numerose interessanti applicazioni.

Il comune denominatore di tutte le applicazioni MGC è l’ottimizzazione del processo di gestione della contrattualistica e della relativa modulistica cartacea attraverso:

• Riduzione dei costi operativi
• Riduzione dei tempi di gestione

L’applicazione integra e razionalizza le attività:

• svolte attraverso l’utilizzo di “carta e penna“
• di trasmissione dati (fax, scanner, mail)
• di inserimento manuale dati sui database aziendali
• di archiviazione della modulistica cartacea

L’addetto utilizza una penna ottica per scrivere su moduli in carta digitale, l’applicazione MGC crea l’archiviazione ottica del documento e trasferisce automaticamente questi dati al database aziendale del cliente, dopo averli opportunamente interpretati mediante OCR.
Qualsiasi modulo preesistente può diventare una soluzione digitale, senza bisogno di cambiare il modus operandi degli utenti, i quali si troveranno a che fare con carta e penna, all’apparenza normali, dotati un sofisticato meccanismo capace di tradurre in formato digitale gli spostamenti della penna sul foglio.

Quali applicazioni dunque?

Quelle che ci sono già sul mercato sono I RAPPORTINI DI LAVORO SULLA PIAZZOLA DEL DISTRIBUTORE DI BENZINA, I RAPPORTINI DI LAVORO PER CANTIERI e il IL DUVRI (Documento Unico per la Valutazione Rischi da Interferenze).
Attraverso una connessione mobile ad internet, il RAPPORTO DI LAVORO e corrispondente DUVRI, compilati dal manutentore mediante apposita penna in presenza del gestore su modulistica cartacea digitale, vengono inviati al server. I dati, validati da un operatore, popolano poi la base dati; senza alcuna scansione si creano le immagini dei moduli compilati, che, oltre a creare un archivio documentale, possono essere inviate anche a terze parti.
La connessione mobile può essere sostituita dall’utilizzo di un calamaio al rientro in azienda.

Meravigliosa ultima novità è la PAGELLA: elegante documento cartaceo da conservare che si integra con l’applicativo della segreteria della Scuola e viene visualizzata sul sito web scolastico per condivisione con  i genitori.

Alcuni esempi di altri campi applicativi in cui questa tecnologia accelera il flusso dei dati e riduce i costi operativi sono:

• Raccolta di ordini con agenti sul territorio senza possibilità di rientro in sede
• Compilazione di ogni tipologia di rapportini di lavoro
• Correzione automatica di quiz a risposta chiusa
• Compilazione di cartelle cliniche
• Contrattistica (assicurazioni, contratti bancari, …)
• Cartellini visitatori
• Pagelle scolastiche
• Medicina del lavoro
• Pronto soccorso
• Customer Relationship Management

La fantasia (e l’individuazione di concrete opportunità di mercato) sono però l’unico limite. Anche da parte mia (e di Elearnit) sto riflettendo sulle possibilità di applicazione, soprattutto sui temi di cui mi occupo (marketing e elearning).

Si accettano suggerimenti!

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